Email Hosting là gì? Đăng ký Email Hosting ở đâu uy tín?

Tầm quan trọng của email hosting trong quản trị doanh nghiệp

Hiện nay, đa số các tổ chức, doanh nghiệp đều quan tâm hoặc đang sử dụng dịch vụ Email Hosting. Dịch vụ Email Hosting là gì? Các doanh nghiệp có nên dùng dịch vụ này hay không? Tất cả sẽ được Group-chats trả lời bằng những thông tin dưới đây. 

Email Hosting là gì?

Email Hosting là một dịch vụ thư điện tử (Email) được triển khai trên một hệ thống máy chủ riêng biệt. Nói một cách dễ hiểu hơn thì đây là hình thức Email có thể chạy đồng thời với website trên cùng một Hosting. Các dịch vụ Email Hosting thường là những dịch vụ cao cấp cho phép người dùng tùy chỉnh cấu hình cũng như số lượng tài khoản cho Email Hosting. 

Dịch vụ Email Hosting thường được các doanh nghiệp vừa và nhỏ có lưu lượng Email có sử dụng để dễ phân biệt cũng như tăng độ tin cậy. Các doanh nghiệp khi giao tiếp với khách hàng thường có định dạng địa chỉ Email được cấu hình dưới dạng Email Hosting là [email protected] 

Email hosting có ý nghĩa gì

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Email Hosting?

Đảm bảo tính liên tục và tăng giá trị Email cho doanh nghiệp

Đảm bảo quy trình được diễn ra ổn định và hạn chế xảy ra lỗi mà điều mà các Email miễn phí không làm được. Email Hosting chính là giải pháp tối ưu mà các doanh nghiệp nên lựa chọn để duy trì tính chính xác và không bị gián đoạn trong quá trình chuyển thông tin khi sử dụng. Hơn thế Email Hosting đảm bảo những lần doanh nghiệp chuyển Email đến bất kỳ địa chỉ nào đều không dễ bị rơi vào spam và tăng tính khả dụng hơn một số loại Email đại trà. 

Email hosting giúp doanh nghiệp đơn giản hóa việc quản lý nhân sự

Điều này được thể hiện ở việc bất kỳ một Email nào được gửi đi từ nhân viên công ty đều sẽ được quản lý chặt chẽ. Không có trường hợp nhân viên sử dụng Email cá nhân để làm ảnh hưởng đến uy tín hoặc cung cấp các thông tin của doanh nghiệp ra bên ngoài, cho các đối thủ cạnh tranh.

Xem thêm: Top 10 phần mềm làm việc nhóm tốt nhất hiện nay

Xây dựng chiến lược marketing hiệu quả nhờ Email Hosting 

Các dịch vụ Email Hosting thường không giới hạn lượng thư gửi đi. Nhờ tính năng này các doanh nghiệp có thể sử dụng Email Hosting để xúc tiến các chiến lược marketing như: thông báo chương trình khuyến mãi, gửi thư tri ân khách hàng,..

Email hosting giúp doanh nghiệp đạt hiệu quả cao trong công việc
Email hosting giúp doanh nghiệp đạt hiệu quả cao trong công việc

Lợi ích của dịch vụ Email Hosting

Email Hosting mang rất nhiều lợi ích cho khách hàng, đặc biệt doanh nghiệp. Có thể kể đến một số lợi ích nổi bật của Email Hosting như:

Nâng cao sự tin cậy và độ nhận diện thương hiệu

Khi nhận được một Email từ bất kỳ một công ty nào đó điều đầu tiên người nhận sẽ đánh giá là tên Email. Tên Email sẽ mang đến một độ uy tín nhất định cũng như thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận. Ngoài ra khi sử dụng dịch vụ người nhận sẽ dễ dàng nhận diện được tên thương hiệu và nhớ ngay đến sản phẩm của doanh nghiệp. 

Khả năng bảo mật cao của email hosting

Độ bảo mật của Email Hosting luôn được đánh giá cao bởi nó được vận hành theo hệ thống. Và quyền truy cập cũng như tất cả dữ liệu do máy chủ gửi và nhận đều được mã hóa cho đến khi đăng xuất. Do đó, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm rằng mọi thông tin của công ty đều được bảo mật ở mức cao nhất.

Email giúp bảo mật dữ liệu của doanh nghiệp

Dung lượng lưu trữ lớn

Một tính năng nổi bật của Email Hosting là dung lượng rất lớn (tùy gói sử dụng), thường tính bằng megabyte hoặc gigabyte. Email Hosting có khả năng lưu trữ hàng nghìn Email giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm lại những Email từ rất lâu.

Hỗ trợ Email không bị spam

Đa phần các Email gửi dưới định dạng Email Hosting sẽ không bị rơi vào mục thư rác. Đây là một trong những lợi ích vô cùng tuyệt vời khi mà một người có thể nhận được rất nhiều Email quảng cáo mỗi ngày. Việc Email của doanh nghiệp được đưa vào hộp thư chính sẽ giúp Email của doanh nghiệp đạt hiệu quả tối ưu. 

So sánh Web Hosting với Email Hosting

Web Hosting cũng là một dịch vụ liên quan đến truyền thông trong kinh doanh của doanh nghiệp. Hai loại Hosting này trước đây cùng được tích hợp trên một máy chủ nhưng hiện nay chúng được tách ra và lưu trữ trên từng máy tách biệt. Thực tế thì web Hosting và Email Hosting định nghĩa và công dụng không giống nhau. Cụ thể là:

  • Web Hosting giữ vai trò lưu trữ toàn bộ thông tin liên quan đến website của doanh nghiệp như tài liệu, hình ảnh, các hoạt động giao dịch trao đổi giữa doanh nghiệp và khách hàng trên internet.
  • Email Hosting đóng vai trò là hệ thống lưu trữ thư điện tử Email giữa doanh nghiệp với khách hàng và nội bộ. Email Hosting đặc trưng cho thương hiệu của doanh nghiệp và có tính bảo mật cao. 
Email hosting với web hosting có sự khác biệt nhất định
Email hosting với web hosting có sự khác biệt nhất định

Làm sao để thành công với Email Hosting?

Khi sử dụng Email Hosting các doanh nghiệp cần phải biết những mẹo sau để có thể thành công với phương tiện này. 

Lựa chọn nhà cung cấp email hosting uy tín

Lựa chọn nhà cung cấp uy tín là yếu tố quan trọng nhất bởi khi sử dụng dịch vụ tại một nhà cung cấp uy tín doanh nghiệp sẽ tránh được sự cố phát sinh hay tình huống bị rò rỉ thông tin. Để có thể nhận biết một đơn vị cung cấp dịch vụ có uy tín hay không hãy dựa vào những điểm sau:

  • Luôn hỗ trợ khách hàng 24/7;
  • Có thể hạn chế tối đa tình trạng thư bị spam;
  • Có hệ thống Mail server chuyên dụng để bảo mật tối đa thông tin;
  • Cung cấp giao diện trực quan, sử dụng dễ dàng;
  • Hỗ trợ truyền tải dữ liệu, thông tin thuận lợi;
  • Có tỷ lệ Email vào hộp thư chính cao.

Biết cách đặt đúng tên Email

Tên Email là điều đầu tiên gây án tượng cho người nhận vì thế tên Email phải đáp ứng được các tiêu chí sau:

  • Tên ý nghĩa và ngắn gọn;
  • Đặt tên hệ thống phòng ban, nhóm một cách rõ ràng;
  • tạo được cấu trúc thống nhất với các kênh truyền thông khác;
  • Đặt tên không gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác;
  • Tuyệt đối tránh đặt tên nhạy cảm.

Đề cao bảo mật hệ thống

Không thể phủ nhận những lợi ích mà dịch vụ này mang lại cho hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, nếu như xảy ra sự cố thì sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến toàn bộ hệ thống Email của doanh nghiệp. Vì thế tính bảo mật của hệ thống luôn phải được đề cao và chú trọng.

Phổ biến các quy định rõ ràng khi sử dụng Email Hosting

Các doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ cần phổ biến quy định rõ ràng với nhân sự về vấn đề sử dụng tài khoản Email như: chỉ được phép dùng Email cho công việc chung của công ty, nên sử dụng Email riêng đối với các nhóm và các phòng ban để tránh gây ra sự nhầm lẫn và dễ dàng trong việc hỗ trợ khách hàng, phải vô hiệu hóa tài khoản với nhân viên đã nghỉ việc để không gây ra hậu quả xấu,… 

Mona.host – Nhà cung cấp dịch vụ thuê Email Hosting uy tín

Hiện nay, có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ Email Hosting uy tín và Mona.host là một trong số đó. Khi sử dụng dịch vụ Email Hosting của Mona.host khách hàng sẽ có những lợi ích sau: 

  • Được hỗ trợ 24/7;
  • Trải nghiệm dịch vụ tốt nhất;
  • Bảo mật an toàn thông tin tuyệt đối;
  • Hệ thống sử dụng phần mềm Anti-spam SpamAssassin;
  • Check mail trên Outlook và Webmail (POP3/SMTP/Webmail);
  • Sử dụng công nghệ cân bằng tải tối ưu tốc độ gửi / nhận.

Trên đây là những chia sẻ về Email Hosting và giới thiệu nhà cung cấp dịch vụ Email Hosting uy tín nhất hiện nay. Hy vọng bài viết đã mở ra cho bạn những góc nhìn chi tiết hơn về loại dịch vụ này. Đừng quên theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm những kiến thức bổ ích trong các bài viết sắp tới. 

Author: Duy Nguyên