Khi một nhóm bắt đầu làm việc từ xa hoặc phối hợp nhiều đầu việc cùng lúc, câu hỏi đầu tiên thường là dùng công cụ nào. Chúng tôi đã gặp rất nhiều trường hợp đội nhóm cài đặt đủ thứ ứng dụng nhưng cuối cùng chẳng ai mở. Vì vậy, bài này chia sẻ cách chúng tôi tư vấn công nghệ, phần mềm, dữ liệu và kênh liên lạc trực tuyến cho nhóm từ góc nhìn của người trong cuộc.
Tư vấn công nghệ cho nhóm bắt đầu từ đâu?
Trước khi nghĩ đến tên phần mềm nào, bạn nên trả lời ba câu hỏi đơn giản: nhóm bạn có bao nhiêu người, công việc chính là gì, và thông tin cần chia sẻ thường xuyên ở dạng nào. Một nhóm năm người làm marketing cần kênh trao đổi nhanh và bảng theo dõi công việc. Một nhóm kế toán thì quan tâm hơn đến quyền truy cập và lưu trữ tài liệu.
Chúng tôi thường bắt đầu bằng việc liệt kê những việc nhóm làm mỗi ngày. Sau đó mới đối chiếu với tính năng của từng công cụ. Cách làm này tuy chậm hơn một chút nhưng giúp bạn tránh được cảm giác nhóm phải thích nghi với phần mềm, thay vì phần mềm phục vụ nhóm.
Xác định nhu cầu thật sự của nhóm
Có những nhu cầu rất phổ biến: trao đổi tức thời, giao việc và theo dõi tiến độ, chia sẻ tài liệu, họp trực tuyến. Không phải nhóm nào cũng cần đủ cả bốn. Một đội nhỏ có thể chỉ cần kênh nhắn tin và một công cụ họp, trong khi một bộ phận lớn hơn sẽ cần thêm quy trình phê duyệt và phân quyền rõ ràng.
Phần mềm và dữ liệu: đừng bỏ qua phần quản lý thông tin
Nhiều nhóm chỉ chú ý đến tốc độ trò chuyện mà quên mất dữ liệu. Tài liệu nằm rải rác trong nhiều tài khoản cá nhân, file phiên bản cũ bị gửi lại qua lại, và khi một thành viên nghỉ việc thì cả kho thông tin cũng biến mất theo. Đây là lỗi chúng tôi gặp khá thường xuyên khi hỗ trợ các nhóm nhỏ.
Gợi ý thực tế là chọn một nơi lưu trữ chung duy nhất, có lịch sử chỉnh sửa và quyền truy cập theo vai trò. Sau đó quy định rõ thông tin nào được đưa vào đâu. Chỉ cần làm được điều này, nhóm đã tiết kiệm đáng kể thời gian tìm kiếm mỗi tuần.
- Tài liệu quy trình và hướng dẫn nên có một nơi cố định.
- Dữ liệu khách hàng cần phân quyền xem và sửa.
- Bản sao lưu nên được tự động, không phụ thuộc vào một người.
Kênh liên lạc trực tuyến: ít nhưng đúng
Một trong những sai lầm phổ biến nhất là dùng quá nhiều kênh cùng lúc. Việc gấp gáp thì nhắn qua một ứng dụng, việc chính thức lại gửi email, còn tiến độ thì nằm ở bảng tính. Kết quả là không ai biết thông tin mới nhất nằm ở đâu.
Chúng tôi thường khuyên mỗi nhóm chọn tối đa hai kênh: một kênh trao đổi nhanh và một kênh cho thông tin chính thức. Hãy thống nhất ngay từ đầu, ví dụ tin nhắn nhanh dùng để hỏi đáp trong ngày, còn quyết định quan trọng phải được ghi lại ở nơi lưu trữ chung. Quy ước này nghe đơn giản nhưng hiệu quả rõ rệt.
Để tham khảo thêm cách tổ chức trao đổi trong nhóm đông người, bạn có thể đọc bài viết về nhóm chat văn phòng, nơi chúng tôi phân tích cách giữ cho các cuộc trò chuyện không bị loãng thông tin.
Ví dụ từ một nhóm chúng tôi từng hỗ trợ
Có một nhóm bán hàng online gồm bảy người, ban đầu dùng ba ứng dụng nhắn tin, hai bảng tính và một thư mục chia sẻ không ai quản lý. Mỗi buổi sáng, trưởng nhóm mất gần một tiếng chỉ để hỏi lại xem đơn nào đã xử lý. Sau khi chúng tôi cùng họ rút gọn còn một kênh nhanh, một bảng theo dõi đơn và một thư mục có quy tắc đặt tên, thời gian đó giảm xuống còn chưa đến mười phút.
Điều đáng chú ý là họ không mua thêm phần mềm nào. Họ chỉ dọn lại thứ đang có và thống nhất cách dùng. Đôi khi, vấn đề không nằm ở công cụ mà ở thói quen.
Lưu ý khi triển khai
Đừng thay đổi tất cả cùng một lúc. Hãy thử với một nhóm nhỏ trong hai tuần, ghi nhận những chỗ người dùng gặp khó khăn, rồi mới mở rộng cho cả đội. Ngoài ra, nên có một người đầu mối chịu trách nhiệm hướng dẫn và nhắc nhở. Nếu không có ai giữ nhịp, mọi quy ước sẽ dần bị bỏ quên.
Cuối cùng, hãy xem xét chi phí không chỉ là tiền bản quyền. Thời gian học, thời gian chuyển dữ liệu và sự thuận tiện hằng ngày cũng là chi phí thật. Một công cụ rẻ nhưng khiến nhóm bực bội mỗi ngày thường đắt hơn một công cụ giá cao mà ai cũng quen tay.
Kết luận
Chọn phần mềm và kênh liên lạc cho nhóm không cần phức tạp. Bắt đầu từ nhu cầu thực tế, giữ dữ liệu ở một nơi, và chỉ dùng số kênh vừa đủ. Khi mọi người hiểu rõ việc gì đi qua đâu, công cụ mới thật sự phát huy tác dụng.
Nếu nhóm bạn đang loay hoay với việc chọn công cụ, chúng tôi khuyên bạn nên dành thời gian xem lại quy trình làm việc hiện tại trước khi mua thêm bất kỳ thứ gì. Bạn cũng có thể tham khảo thêm các bài viết khác trên blog của chúng tôi để có thêm ý tưởng cho việc tổ chức nhóm.
