Excel đến với người dùng là phần mềm không còn xa lạ. Tính năng thông minh của excel ngày nay không ngừng được nâng cấp để phục vụ tốt người dùng. Sử dụng file excel quản lý bán hàng là một trong những sự lựa chọn phổ biến. Công cụ excel tích hợp vô vàn mẫu quản lý bán hàng hữu ích. Giúp cho công tác quản lý được dễ dàng và hiệu quả hơn, nhanh chóng hơn.
Khái quát về file excel quản lý bán hàng
File excel quản lý bán hàng là mẫu quản lý bán hàng bằng excel. Được tạo ra để phục vụ cho việc quản lý các đầu mục hàng hóa. Hỗ trợ tính toán các chi phí và doanh thu của doanh nghiệp. Thống kê lượng hàng hóa tồn kho, lập báo giá chi tiết… Người dùng chỉ cần cài đặt để tạo các file quản lý bán hàng miễn phí bằng excel.
Hiểu một cách đơn giản, File excel được sử dụng với mục đích theo dõi chi tiết. Đồng thời giúp kiểm soát tổng thể các hoạt động bán hàng dễ dàng. Mỗi một file excel quản lý sẽ được xây dựng với các mục đích khác nhau. Phục vụ mọi nhu cầu quản lý bán hàng của khách hàng với hiệu quả tối ưu nhất.
Lợi ích khi sử dụng file excel quản lý bán hàng
File excel đến với người dùng bởi sự thuận tiện, dễ dàng sử dụng. Không mất nhiều thời gian để quản lý bán hàng và nhập liệu tính toán cho các hoạt động. Kiểm soát tốt các hoạt động hàng hóa ra vào, thu chi, hóa đơn. Hỗ trợ quy trình xuất/ nhập hàng liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau. Thay thế cho những cuốn sổ ghi chép truyền thống đã lạc hậu và không còn phù hợp. File excel quản lý bán hàng mang đến nhiều lợi ích lớn cho người dùng:
Thống kê thông tin nhanh chóng, dễ dàng
Với những cuốn sổ dày đặc những thông tin như trước đây, việc tìm kiếm quá khó khăn. Cho dù bạn có ghi chép cẩn thận như thế nào cũng rất mất thời gian trong quá trình tìm kiếm. Nhưng sử dụng excel file lại gỡ rối những khó khăn nay dễ dàng. File excel thường lưu trữ các thông tin một cách chi tiết trên hệ thống. Việc tra cứu thông tin đơn giản chỉ cần vài thao tác là đã có ngay.
Tiết kiệm thời gian quản lý
Điểm đặc biệt của File excel chính là tích hợp những hàm tính chính xác. Giúp tính toán doanh thu, doanh số ngay trên file. Nhờ đó tránh được những sai số không đáng có. Chỉ cần nhập chính xác số liệu và đặt đúng hàm là mọi thứ sẽ vừa nhanh, vừa chuẩn nhất. Tiết kiệm thời gian và công sức cho việc tính toán thủ công như trước đây.
Tiết kiệm chi phí
Excel File là công cụ hỗ trợ người dùng hoàn toàn miễn phí. Không chỉ sử dụng cho việc quản lý kinh doanh online mà còn hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực. Đáp ứng được mọi ngành nghề và mô hình kinh doanh khác nhau. Chỉ cần download file về thiết bị máy tính, laptop hay điện thoại là có thể sử dụng. Rất dễ dàng lại không phải tốn bất cứ chi phí nào, tiết kiệm chi phí tối đa trong quản lý.
Dễ dàng phân loại dữ liệu
File Excel tích hợp hệ thống cột và hàng trong bảng dữ liệu giúp phân loại dữ liệu dễ dàng. Mọi dữ liệu về bán hàng sẽ được lưu trữ trên các file riêng một cách chi tiết. Giúp người dùng dễ dàng theo dõi, kiểm soát tình hình trong từng thời điểm nhất định…
Tổng hợp mẫu File excel quản lý bán hàng chi tiết nhất
Như đã đề cập ở trên, mỗi file excel quản lý bán hàng sẽ được xây dựng với các mục đích khác nhau. Nhằm phục vụ mọi nhu cầu quản lý bán hàng của khách hàng với hiệu quả tối ưu nhất. Dưới đây chúng tôi xin tổng hợp mẫu File excel quản lý bán hàng chi tiết nhất dành cho bạn:
Mẫu File excel quản lý thông tin sản phẩm
Quản lý sản phẩm là vấn đề quan trọng và vô cùng cần thiết đối với kinh doanh bán hàng. Vời mẫu file excel quản lý sản phẩm sẽ giúp cho chủ shop biết được mình cần sản phẩm gì. Số lượng và và giá niêm yết của sản phẩm. Từ đó có thể lên kế hoạch nhập hàng phù hợp nhất. Các file quản lý sản phẩm bao gồm:
- Tên sản phẩm
- Loại hàng
- Mã sản phẩm
- Đơn vị tính
- Số lượng sản phẩm
Mẫu File excel quản lý xuất/ nhập tồn kho
Mẫu File excel quản lý xuất/ nhập tồn kho sẽ được sử dụng để kiểm soát thông tin. Giúp người quản lý dễ dàng theo dõi, quản lý đơn hàng. Mẫu này bao gồm những mục như:
- Thời điểm (ngày/ tháng/ năm) phát sinh giao dịch
- Các chứng từ giao dịch
- Mã sản phẩm, tên hàng
- Số lượng hàng hóa
- Đơn vị tính
- Đơn giá
- Thành tiền
- Ghi chú
Mẫu file excel theo dõi, quản lý khách hàng
Quản lý khách hàng là công việc vô cùng quan trọng trong kinh doanh bán hàng. Tạo một Excel File quản lý khách hàng sẽ giúp chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn. Giúp nhận biết khách hàng thân thiết để tạo ra những ưu đãi kịp thời dành cho họ. Những thông tin cầu có trong mẫu file bao gồm:
- Tên của khách hàng
- Mã số khách hàng
- Số điện thoại khách hàng
- Địa chỉ khách hàng
- Email (nếu cần)
Mẫu File excel quản lý doanh số
Mẫu File excel quản lý doanh thu có vai trò quản lý, theo dõi doanh thu của cửa hàng. Nắm được các chi phí phát sinh của cửa hàng để có giải pháp hợp lý nhất. Mẫu file bao gồm những thông tin sau:
- Mã hàng
- Tên sản phẩm
- Bảng giá hàng
- Tên khách hàng
- Số lượng hàng hóa
- Ghi chú
Có thể thêm vào cột thời gian để tra cứu thông tin theo từng thời điểm rõ ràng hơn.
Mẫu File excel theo dõi bán hàng và công nợ
Mẫu File excel quản lý bán hàng và công nợ giúp chủ doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan nhất. Nắm được tình hình các hoạt động kinh doanh của cửa hàng. Theo dõi chi tiết file để biết được các khoản phải thu từ khách hàng. Cùng với đó là theo dõi các khoản chi phí phải trả cho nhà cung cấp, từ đó cân đối dòng tiền ổn định hơn.
Cách quản lý bán hàng bằng excel đơn giản nhất
Ưu điểm File excel chính là công cụ sử dụng rất dễ dàng đối với người dùng. Chỉ cần tìm hiểu sơ qua tính năng là đã có thể sử dụng nhanh chóng. Các thao tác trên công cụ được sắp xếp thuận tiện. Tuy nhiên với những ai mới bắt đầu sử dụng file excel để quản lý bán hàng chưa làm quen. Chắc chắn sẽ cần có những hướng dẫn cụ thể để việc sử dụng quản lý được đơn giản hơn.
Tùy vào đặc thù cửa hàng kinh doanh hay lĩnh vực khác nhau, yêu cầu File excel theo dõi bán hàng cũng khác nhau. Có thể tùy chọn mẫu file đơn giản hay phức tạp theo nhu cầu. Tuy vậy, về cơ bản, những thao tác cần sử dụng là:
- Ban đầu cần xây dựng file excel chuẩn
- Nhập liệu số thứ tự, danh mục sản phẩm cần quản lý, theo dõi
- Nhập liệu theo tên, chủng loại, mã hàng, đơn vị tính, số lượng, giá
- Nhập số thứ tự, thông tin khách hàng như: họ tên, địa chỉ, đơn hàng, số điện thoại…
- Tính toán doan thu, lợi nhuận, chi phí trong bản báo cao doanh thu
Theo các công thức đó, excel sẽ tự động tính toán và xuất ra các báo cáo chi tiết nhất.
Một số vấn đề thường gặp khi quản lý bán hàng bằng file excel
Quản lý bán hàng bằng File excel có thể nói là công cụ khá hữu dụng đối với nhà quản lý. Tuy nhiên, bên cạnh lợi ích và ưu điểm lớn nói trên, quá trình sử dụng có nhiều hạn chế. File excel không dùng cho tất cả. Sử dụng đơn giản bằng hàm tính nhưng các hàm có công thức khá đặc thù. Sự phức tạp này cần phải có hiểu biết nhiều về excel mới khai thác tốt hiệu quả.
Với những chuỗi cửa hàng lớn, cần quản lý phức tạp thì File excel khó mà đáp ứng đầy đủ. Công cụ này chỉ dành cho những mô hình và cửa hàng vừa và nhỏ. Tốc độ xử lý khá chậm, nhất là khi lượng khách hàng lớn. Khả lưu trữ, bảo mật thông tin không cao, dễ lộ thông tin.
Việc tạo một File excel quản lý bán hàng chuẩn miễn phí không hề đơn giản. Bạn gần như khó tìm kiếm được các excel file miễn phí quản lý bán hàng mà áp dụng luôn. Để sử dụng hiệu quả cần phải hiệu chỉnh để phù hợp.
Kết luận
Dù có tồn tại nhưng cũng có thể khẳng định rằng, File excel là nền tảng tốt. File excel quản lý bán hàng chi tiết chính là lựa chọn không thể thiếu. Hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý bán hàng hiệu quả, tiết kiệm chi phí và thời gian.
