Sáng thứ Hai, bạn bước vào văn phòng và thấy ly cà phê còn dở trên bàn, thùng rác đầy từ hôm thứ Sáu, bàn phím phủ một lớp bụi mỏng. Cả nhóm đứng nhìn nhau rồi chẳng ai muốn ngồi xuống làm việc ngay. Bên mình gặp cảnh này rất thường xuyên khi làm việc với các văn phòng nhỏ và vừa. Nhiều đơn vị đã tính đến chuyện cung cấp nhân viên tạp vụ văn phòng để giải quyết tận gốc. Tuy vậy, trước khi quyết định, bạn nên hiểu rõ cách giữ nơi làm việc sạch sẽ và phân công việc ra sao.
Buổi sáng bừa bộn: chuyện quen thuộc của dân văn phòng
Bàn làm việc lộn xộn không chỉ khó nhìn. Nó kéo theo cảm giác rối trong đầu. Rác tích tụ sau giờ tan làm khiến người đi làm mất vài phút đầu ngày chỉ để dọn chỗ ngồi. Những vài phút ấy cộng lại thành hàng giờ mỗi tuần.
Điều đáng nói là hầu như ai cũng thấy bừa bộn, nhưng ít ai dám lên tiếng. Người đến sớm ngại dọn đồ của người khác. Người về muộn lại nghĩ đã có ai lo. Thế là việc này cứ bị đẩy qua lại, và cuối cùng không ai thật sự chịu trách nhiệm.
Không gian sạch ảnh hưởng thế nào đến hiệu suất cả nhóm
Nhiều người xem sạch sẽ chỉ là chuyện thẩm mỹ. Nhưng môi trường làm việc tác động trực tiếp đến khả năng tập trung. Khi bàn gọn, ít đồ thừa và không có mùi lạ từ thùng rác, đầu óc dễ thoải mái hơn. Căng thẳng vì những việc vặt vãnh cũng giảm đi rõ rệt.
Bên mình từng theo dõi một nhóm kế toán chuyển sang khu làm việc mới, sạch và thoáng hơn. Sau vài tuần, họ kể rằng ít phải nhắc nhau việc, các buổi họp cũng ngắn lại. Không ai ra lệnh gì mới. Không gian đơn giản khiến mọi người muốn làm việc nghiêm túc hơn.
Ngoài ra, không ít xích mích nhỏ trong công ty bắt nguồn từ việc phân công dọn dẹp mơ hồ. Hai người cùng dùng một khu bếp, mỗi người tin người kia sẽ rửa ly. Lâu dần, sự khó chịu tích tụ thành mâu thuẫn thật sự.
Chia khu vực và lập lịch cố định
Cách đơn giản nhất là chia văn phòng thành các khu rõ ràng: khu bếp, khu tiếp khách, khu làm việc và khu vệ sinh. Mỗi khu cần có một đầu mối phụ trách. Đầu mối này không nhất thiết phải là một người cố định, nhưng tên họ phải có trong lịch.
Lịch theo ngày giúp việc không bị dồn về cuối tuần. Khi bạn đặt khu bếp vào thứ Tư và khu tiếp khách vào thứ Sáu, mọi người biết lúc nào cần làm gì. Không ai phải nhớ, cũng không ai phải nhắc.
Việc nào làm hằng ngày, việc nào làm định kỳ
Không phải việc nào cũng cần làm mỗi ngày. Nếu cố làm hết mọi thứ hằng ngày, bạn sẽ kiệt sức rất nhanh rồi bỏ cuộc. Hợp lý hơn là tách việc thành các nhóm theo tần suất.
Việc hằng ngày nên ngắn gọn để ai cũng làm được trong vài phút, chẳng hạn lau bàn phím và chuột, đổ thùng rác, rửa ly tách hay lau mặt bàn họp. Việc hằng tuần gồm lau kính, hút bụi sàn, dọn tủ hồ sơ và vệ sinh mặt ngoài máy in. Còn vệ sinh điều hòa, giặt thảm hay kiểm tra các góc khuất thường để theo tháng, vì cần thời gian và dụng cụ chuyên dùng.
Một đội nhóm 30 người đã thay đổi cách làm việc ra sao
Đây là một tình huống bên mình dựng lại dựa trên nhiều khảo sát thực tế. Một công ty 30 người ban đầu giao việc dọn dẹp cho nhân viên trẻ nhất. Làm được một thời gian, kết quả lúc sạch lúc bừa. Người trẻ bắt đầu than phiền vì việc này chiếm mất nhiều giờ làm việc chính.
Sau đó, công ty thuê một nhân viên tạp vụ bán thời gian, làm ba buổi mỗi tuần. Văn phòng sạch rõ rệt. Mọi người không còn phải nhắc nhau, và nhân viên trẻ quay lại tập trung vào chuyên môn. Bài học ở đây không phải cứ thuê người là xong, mà là việc dọn dẹp cần có người làm đều đặn và có trách nhiệm.
Tự dọn, giao nội bộ hay thuê ngoài?
Có ba cách phổ biến. Tự dọn không tốn chi phí thuê ngoài, nhưng thường tốn thời gian và dễ bỏ dở khi bận việc. Giao cho nhân viên nội bộ thì người trong công ty hiểu rõ môi trường, song dễ phát sinh xung đột vai trò và thiếu kỹ năng chuyên dụng. Phương án thứ ba là thuê tạp vụ chuyên nghiệp, dọn đúng lịch và đúng tiêu chuẩn, phù hợp với văn phòng quy mô vừa và nhỏ. Đổi lại, bạn phải chấp nhận chi phí hằng tháng và cần thống nhất rõ phạm vi công việc.
Nếu công ty bạn đang cân nhắc phương án thứ ba, hãy tham khảo dịch vụ tạp vụ văn phòng chuyên nghiệp để so sánh trước khi quyết định. Bên mình khuyên bạn hỏi rõ lịch làm, dụng cụ mang theo và cách xử lý khi phát sinh tình huống ngoài dự kiến.
Nếu bạn đang tìm hiểu thêm về cách bố trí không gian làm việc, có thể đọc kinh nghiệm chọn ghế da văn phòng cho người làm việc tại nhà để có thêm góc nhìn về tiện nghi cho từng vị trí ngồi.
Những sai lầm thường gặp khi sắp xếp vệ sinh văn phòng
Sai lầm đầu tiên là không có quy định rõ ràng. Khi không ai được giao việc, mỗi người đều nghĩ người khác sẽ làm, và kết quả là chẳng ai làm cả. Một bảng phân công đơn giản dán ở khu bếp đã giải quyết được phần lớn chuyện này.
Sai lầm thứ hai là dùng sai hóa chất. Nhiều người lau màn hình bằng nước rửa kính thông thường, hoặc dùng dung dịch mạnh trên thảm. Bề mặt điện tử có thể bị ố hoặc hỏng lớp phủ, còn thảm thì dễ phai màu. Nên hỏi kỹ loại hóa chất trước khi dùng.
Sai lầm thứ ba là chỉ lau bề mặt mà bỏ qua những chỗ kín như gầm bàn, sau tủ, mép tường. Bụi và rác tích ở đó lâu ngày sẽ sinh mùi và thu hút côn trùng.
Ước lượng chi phí dọn dẹp văn phòng
Chi phí thuê tạp vụ thường tính theo giờ, theo ca hoặc theo gói tháng. Theo giờ phù hợp khi nhu cầu không đều. Theo gói tháng thường có lợi hơn nếu lịch làm việc ổn định.
Để ước lượng ngân sách, bạn có thể dựa vào diện tích và số nhân viên. Một văn phòng khoảng 100 mét vuông với gần 20 người thường cần một buổi dọn mỗi ngày, hoặc vài buổi mỗi tuần nếu chỉ dọn cơ bản. Con số cụ thể nên xác nhận trực tiếp với đơn vị cung cấp dịch vụ.
Lưu ý khi làm việc với nhân viên tạp vụ bên ngoài
Trước khi bắt đầu, hãy thống nhất phạm vi công việc, khung giờ làm và đầu mối liên hệ trong công ty. Như vậy, người tạp vụ biết nên dọn gì, còn nhân viên biết báo ai khi có vấn đề phát sinh.
Về an toàn, nói rõ khu vực nào được vào, tài liệu nào không để trên bàn, và máy tính nào cần khóa khi rời đi. Giấy tờ quan trọng không nên nằm lung tung trong lúc dọn. Nếu có tủ khóa hay phòng lưu trữ riêng, hãy cho người tạp vụ biết rõ là không được chạm vào.
Câu hỏi thường gặp
Văn phòng khoảng bao nhiêu người thì nên thuê tạp vụ riêng?
Thường từ khoảng 10 đến 15 người trở lên, việc dọn dẹp bắt đầu chiếm thời gian đáng kể. Dưới mức đó, chia việc cho nhân viên kèm lịch đơn giản vẫn ổn.
Thuê theo giờ hay theo tháng tiết kiệm hơn?
Nếu lịch dọn ổn định mỗi tuần, theo tháng thường rẻ hơn về lâu dài. Nếu chỉ cần dọn khi có khách hoặc sau sự kiện, theo giờ linh hoạt hơn.
Nhân viên tạp vụ có tự mang dụng cụ và hóa chất không?
Thông thường đơn vị dịch vụ sẽ tự mang dụng cụ và hóa chất phù hợp. Bạn nên hỏi trước để tránh phát sinh chi phí ngoài dự kiến và chắc chắn hóa chất an toàn với bề mặt văn phòng.
Làm sao bảo vệ tài sản khi có người ngoài vào dọn?
Hãy yêu cầu cam kết bảo mật, chỉ cấp quyền vào đúng khu vực cần thiết và không để tài sản giá trị hay tài liệu nhạy cảm ở nơi dễ với tới.
Nên làm gì nếu tạp vụ chưa đạt yêu cầu?
Trước hết hãy trao đổi trực tiếp và ghi rõ tiêu chuẩn đang chưa đạt. Nếu vẫn chưa cải thiện, bạn có thể yêu cầu đổi người hoặc xem lại hợp đồng. Ghi chú lại các lần góp ý sẽ giúp đánh giá khách quan hơn.
Nếu bạn muốn văn phòng luôn gọn gàng mà không phải tự gánh việc dọn dẹp, hãy tham khảo thêm các giải pháp phù hợp với quy mô công ty. Bên mình sẵn sàng trao đổi để bạn chọn được phương án vừa sức và vừa ngân sách.
